Новый дизайн и виджеты

СЭД ТЕЗИС 5.1 создавалась с учетом обратной связи от клиентов и на основании исследования UI/UX с привлечением внешних консультантов — профильных агентств, которые выполнили аудит СЭД ТЕЗИС и дали рекомендации по дизайну.

В новой версии СЭД ТЕЗИС сохранилась функциональность, принципы работы и самые удобные механики. Пользователям не придется выходить из зоны комфорта и тратить много времени на адаптацию. При этом работа в системе станет заметно проще за счет сокращения количества кликов и быстрого доступа к действиям, которые требуется выполнять чаще всего.

Основное изменение в СЭД ТЕЗИС 5.1 заключается в подходе к главному экрану. Теперь на нем находится панель виджетов.

Виджеты — это окна быстрого доступа к различным функциям программы. Также они помогают выполнить сложную последовательность действий с минимальными усилиями.

Пользователи могут работать с готовой панелью виджетов или самостоятельно, без участия программистов или администраторов системы, настроить ее в соответствии с индивидуальными предпочтениями. В режиме редактирования виджеты можно группировать, перемещать, добавлять или убирать.

Далее — подробнее о каждом виджете.

Папки поиска и действий

В новой версии появилась возможность вынести на главный этап папки действий или поиска, которые используются чаще всего. Эта возможность будет наиболее полезна руководителям, которые, например, занимаются согласованием документов и контролем исполнения задач. При входе в систему они будут сразу видеть карточки, ожидающие их решения.

Диаграмма

Виджет дает возможность вывести на основной экран любой из настроенных в системе отчетов, например, по входящим документам, журналам канцелярии или загрузке сотрудников. Отчёт обновляется внутри виджета в один клик, таким образом, пользователь всегда видит на диаграмме только актуальные данные.

Календарь

В календаре отображается текущий месяц и подсвечивается актуальная дата. Предусмотрена возможность перехода к другим месяцам. При нажатии на конкретную дату можно переключиться в режим ежедневника и увидеть документы и задачи, которые необходимо выполнить до этой даты. Виджет заметно упрощает планирование и помогает соблюдать дедлайны.

События

Виджет содержит список назначенных пользователю документов и задач, отсортированных по сроку исполнения: сверху будут те, у которых он истекает раньше. Если назначений с фиксированным сроком нет, то они будут отсортированы в порядке поступления от более старых к более новым. По каждому событию видно основную информацию: наименование, системный номер, состояние, дату исполнения, наличие вложений. Непосредственно из окна виджета можно выполнить действия по событию, например, согласовать или отклонить документ. Доступные опции представлены в выпадающем меню в правой части записи. При необходимости из виджета можно легко перейти к карточке каждого события, кликнув два раза.

Важное

В СЭД ТЕЗИС каждый пользователь может пометить любые документы или задачи как «важные». В окне виджета будет представлена основная информация по каждой из этих карточек: наименование, номер и состояние. По двойному клику можно перейти к выбранной карточке.

История

В этом виджете отображается список карточек, которые пользователь открывал за время работы в системе. Вверху списка находятся открытые последними. Как и в описанных ранее виджетах, по каждой карточке представлена основная информация, а при двойном клике можно перейти к просмотру деталей. Найти нужную карточку максимально быстро позволит окно поиска внутри виджета.

Заметка

Отдельныйвиджет предназначен для быстрых текстовых заметок с мыслями, планами, напоминаниями или другой информацией, которую необходимо иметь перед глазами. В заметку можно добавить изображения и ссылки. Также доступно изменение форматирования текста.

Дни рождения

В окне виджета содержится отсортированный в календарном порядке список сотрудников, дни рождения которых приходятся на ближайшие 10 дней. Из списка можно перейти в карточку каждого сотрудника с подробной информацией. При наличии соответствующих прав, ее можно редактировать.

Составные команды

В прошлом году в СЭД ТЕЗИС появились команды, которые позволяют совершать практически любые действия: создавать задачи, открывать документы, запускать по ним процессы и так далее. Вводить команды можно посредством голосового управления или текстом через специальное окно. Кроме того, можно объединить последовательность из нескольких действий в одну составную команду. Например, по команде «Сделать еженедельный отчет» может автоматически создаваться задача с нужным сроком и описанием, которая сразу же будет направляться исполнителю.

В новой версии мы сделали управление СЭД ТЕЗИС еще проще. Теперь составные команды можно вынести в отдельные виджеты. Таким образом, чтобы выполнить сложную последовательность действий, достаточно будет нажать кнопку на главном экране.

Администратор системы может настраивать составные команды для всей организации, каждый пользователь — для себя лично.

Другие изменения в дизайне

В новой версии мы изменили внешний вид верхнего меню и кнопок для быстрого создания договоров, документов, задач и совещаний.

Уведомления стали более интуитивными. В новой версии используется стандартный подход с «колокольчиком» в верхнем меню. По клику на него можно просмотреть все уведомления. В зависимости от их категорий различается цвет записей.

Также изменился дизайн карточек. Кнопки в них стали более заметными, ключевые элементы — более крупными.

Усовершенствованный поиск

В новой версии СЭД ТЕЗИС появилась возможность использовать для поиска документов, задач и другой информации базу данных Elasticsearch. Это одна из самых популярных технологий в мире. Ее используют, к примеру, Wikimedia, Netflix и Amazon.

Преимущества Elasticsearch:

• Практически неограниченное горизонтальное масштабирование: скорость поиска останется высокой даже при большом количестве документов.
• Более релевантные результаты поиска.
• Возможность поиска по синонимам.
• Пользователь получит нужный результат, даже если введет запрос с опечатками.
• Возможность поиска не только по ключевым словам, но и по запросам с условиями «и», «или», «не».
• Существенно ускорена переиндексация. За счет этого функциональность поиска будет проще переносить при обновлении версии СЭД ТЕЗИС у заказчика.
• Не нужно дублировать индексы на каждый middleware-сервер. Это особенно актуально для клиентов c большими кластерами. Также благодаря этому не нужно тратить время на переиндексацию, если на одном из серверов данные оказались повреждены.
• Данные хранятся структурированно и в формате Json. Это позволяет использовать Elasticsearch для создания архивной базы данных.

Помимо глобальных изменений в дизайне и поиске в новой версии СЭД ТЕЗИС выполнено множество изменений, направленных на повышение удобства использования.